Kilka porad na temat konferencji

Każdy z nas przynajmniej raz był uczestnikiem jakiejś konferencji. Co oczywiste, mogą mieć one różną tematykę i w zależności od niej zapraszani są prelegenci i goście, czyli słuchacze. Niektóre konferencje mają charakter otwarty i każdy, kto tylko zechce, może przyjść, by ich wysłuchać. Wtedy zwykle mamy do czynienia z tematami społecznymi dotyczącymi wszystkich ludzi. Niczym odkrywczym nie jest stwierdzenie, iż zamknięte konferencje zwykle gromadzą ludzi o podobnych celach i planach, którzy zbierają się po to, by posłuchać prelegenta wygłaszającego mowę na tematy, które przynajmniej teoretycznie powinny ich zaciekawić. Na pewno większość tego typu spotkań ma charakter firmowy lub biznesowy, czyli dość podobny do siebie.

kongres
Autor: Piotr Drabik
Źródło: http://www.flickr.com

Jeśli my sami nie wiemy, jak zorganizować konferencję, a musimy to zrobić, to nie pozostaje nam nic innego, jak po prostu zaczerpnąć kilku informacji u osób, które same w tym temacie mogą wiele powiedzieć z racji swojego doświadczenia w byciu organizatorem tychże spotkań. Na pewno dobrze zrobimy, jeśli zawczasu poszukamy kogoś nam życzliwego, kto z uśmiechem na twarzy poda nam dłoń i wprowadzi w świat zasad rządzących urządzaniem bankietów, przemówień, konferencji i tego typu podobnych imprez. Nie ma się co oszukiwać – bez podstawowej znajomości konwenansów możemy wyjść bardzo niekorzystnie – czyli na osoby nieobyte. Jeśli więc pragniemy zachować dobre imię, zacznijmy się przygotowywać do swojej roli.

Na pewno to, jak zorganizować konferencję, nie jest najtrudniejszym zadaniem w ogóle. Bardzo często okazuje się, że sprawy logistyczne szybko można załatwić, jednak to poradzenie sobie z presją, sprzecznymi emocjami i nerwami powoduje największy kłopot. Nie ma się co oszukiwać – jeśli nie podejdziemy do tematy konferencji spokojnie, to wszyscy nasi goście fakt ten odnotują. Z pewnością zatem trzeba zainwestować w stoicki spokój. Oprócz tego wiedzmy, że najważniejsi na tego typu spotkaniach są prelegenci, więc odpowiednio wcześnie wyślijmy im zaproszenia i postarajmy się dowiedzieć, czy aby na pewno przybędą.