Poradnik dla organizujących konferencje

Konferencje są często wybieraną formą spotkań biznesowych i naukowych. Są one organizowane zarówno przez największe firmy i uczelnie, jak też przez niewielkie, działające lokalnie firmy. Lecz wiele osób nawet nie ma świadomości tego, jak dużo pracy i załatwienia wielu spraw wymagać będzie przygotowanie takiej konferencji.

Sala konferencyjna
Autor: Jason Wohlford
Źródło: http://www.flickr.com
W praktyce wszystko powinno się zacząć od wybrania jakiejś sali, mogącej pomieścić wszystkich gości, których się zaprosi. Dość częstym błędem organizujących jest zapraszanie większej liczby gości niż jest miejsc i liczenie na to, że ktoś nie dotrze. Jeśli jednak wszyscy zdecydują się przyjechać, to można zaliczyć ogromną wpadkę, znacznie lepiej będzie zabezpieczyć się przed taką sytuacją już podczas wyboru miejsca. Warto także zwrócić szczególną uwagę, zwłaszcza jeśli konferencja miałaby dłużej trwać, na wygodę i jakość miejsc do siedzenia. Po kilkunastu godzinach spędzonych w pozycji siedzącej takie drobne kwestie mają ogromne znaczenie dla samopoczucia i skupienia uczestników konferencji.

Konferencja
Autor: AFGE
Źródło: http://www.flickr.com
Przy dłuższych imprezach trzeba także zadbać o zaplecze gastronomiczne, tu do dyspozycji może być albo skorzystanie z kuchni firmy wynajmującej salę, lub też z jakiegoś cateringu. Istotne powinno tylko być, żeby nie pozostawić uczestników na cały dzień tylko o paluszkach, ciastkach i szklance wody, ale podać im porządny obiad, po jakim będą dalej mieć siłę aktywnie uczestniczyć w spotkaniu. Świetną lokalizacją na organizację konferencji, zwłaszcza jeśli wiązać się one będą z dłuższym pobytem, są najróżniejsze hotele.

Spora ich część oferuje całościowe usługi, czyli ma odpowiednie zaplecze do przeprowadzenia spotkania, a dodatkowo dla uczestników można zamówić noclegi i kompleksowe wyżywienie. W czasie szukania odpowiedniej sali warto zwrócić uwagę na kilka ważnych rzeczy, które mogą mieć później duży wpływ na organizację. Sala musi mieć dobre nagłośnienie i sprzęt multimedialny, niezbędny także się też staje dostęp do bezprzewodowej sieci, z jakiego zapewne duża część użytkowników będzie aktywnie korzystać.