Zwróć uwagę na szczegóły przy planowaniu

Wybór miejsca na konferencję należy zwykle do osób, które zajmują się organizowaniem takich spotkań. Sami uczestnicy zazwyczaj nie mają prawa wyboru miejsca, w którym chcieliby, aby odbyło się spotkanie. Oczywiście, wybór miejsca na konferencję jest zwykle uzależniony nie tylko od charakteru spotkania, ale także między innymi od tematyki, która będzie podejmowana podczas konferencji. Politycy spotkają się przecież w zupełnie innym miejscu niż piłkarze, natomiast naukowcy konferencję najczęściej zorganizują w aulach wykładowych i specjalnych salach konferencyjnych.

Wybór miejsca na konferencję zwykle jest kluczowym elementem, który może sprawić, że przedsięwzięcie będzie można zaliczyć do udanych bądź nie. Nieprzystosowane do liczby gości miejsce lub pomieszczenie rozpraszające uczestników spotkania na przykład swoim wystrojem może sprawić, że w kolejnych latach dane spotkanie nie będzie się już cieszyło taką popularnością. Wybór miejsca na konferencję ma znaczenie nie tylko ze strony marketingowej dla organizatora, ale także dla uczestników. Dojazd w takie miejsce powinien być łatwo dostępny nawet z poziomu pojedynczego uczestnika imprezy, a jeśli tak nie jest ( na przykład, gdy decydujemy się na wybór hotelu gdzieś na Mazurach jako miejsca spotkania) dojazd powinien być uwzględniony i zapewniony przez organizatora konferencji. Dzięki temu można uniknąć wielu nieporozumień.

Jeśli sympozjum lub panel dyskusyjny odbywa się dłużej niż w ciągu jednego dnia należy pamiętać także o tym, aby wybór miejsca na konferencję uwzględniał możliwości noclegu czy wyżywienia dla zgromadzonych gości. Jest to niezwykle ważny element, którego brak może wywołać ogromne zbulwersowanie wśród zainteresowanych. W koszty wynajęcia odpowiedniej sali konferencyjnej trzeba wliczyć dodatkowo na przykład możliwości zorganizowania i obsługi bufetu, jeśli istnieje taka potrzeba. Zwykle oferty hoteli i innych miejsc w tym zakresie są bardzo szerokie.